Laut Angaben des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union werden Beschäftigte im Alter von 55 bis 64 Jahren bis 2030 in vielen EU-Mitgliedstaaten 30% oder mehr der Erwerbsbevölkerung ausmachen. Für europäische Industrieunternehmen bedeutet dies eine wachsende Herausforderung: Kritisches Fachwissen konzentriert sich zunehmend in einer alternden Belegschaft, während die Zahl qualifizierter Arbeitskräfte weiter sinkt.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie dieses Wissen rechtzeitig dokumentiert werden kann, bevor erfahrene Mitarbeitende aus dem Erwerbsleben ausscheiden. Der vorliegende Artikel zeigt praxisnahe Ansätze zur systematischen Erfassung und Weitergabe von Fachwissen innerhalb von Organisationen.
Was der Verlust von Expertenwissen wirklich kostet
Expertenwissen, häufig als „tribal knowledge“ bezeichnet, umfasst das kollektive Wissen, nicht dokumentierte bewährte Praktiken und die intuitive Handlungskompetenz, die erfahrene Mitarbeiter über viele Jahre praktischer Arbeit entwickeln. Im Gegensatz zu formalen Verfahrensanweisungen existiert dieses Wissen ausschließlich in den Köpfen der Beschäftigten. Es entscheidet oft darüber, ob Abläufe stabil bleiben oder sich zu kostspieligen Störungen entwickeln. Geht dieses Wissen verloren, verlieren Industrieunternehmen nicht nur Erfahrung, sondern auch eine zentrale Grundlage operativer Widerstandsfähigkeit, mit Auswirkungen auf Sicherheit, Effizienz und Qualität.
Bevölkerungsprognosen der Europäischen Union zeigen, dass die erwerbsfähige Bevölkerung von 239 Millionen im Jahr 2015 auf etwa 217 Millionen im Jahr 2050 zurückgehen könnte. Daten aus der Europäischen Arbeitskräfteerhebung belegen, dass in Deutschland, Finnland und Schweden fast jede fünfte beschäftigte Person 55 Jahre oder älter ist. In Deutschland zeigen Berichte zu Alterung und regionalem Produktivitätswachstum zudem, dass das durchschnittliche Alter der Belegschaften seit dem Jahr 2000 von 41 auf 44 Jahre gestiegen ist. Dieser demografische Wandel verändert grundlegend die Anforderungen an den langfristigen Erhalt der operativen Leistungsfähigkeit industrieller Organisationen.
Die Folgen sind bereits spürbar. Studien zur Prozesssicherheit zeigen, dass 27 Prozent der schweren Unfälle in europäischen Prozessindustrien mit Defiziten im Situationsbewusstsein und in der Entscheidungsfindung zurückzuführen waren. Dies verdeutlicht die Risiken eines Ansatzes, der sich ausschließlich auf formale Schulungen stützt. Besonders betroffen ist Wissen über anlagenspezifische Besonderheiten, Prozessoptimierung, Verhaltensweisen im Krisenfall sowie die Beurteilung visueller Inspektionen. Eine systematische und gezielte Weitergabe von Expertenwissen ist daher entscheidend, um diese Fähigkeiten langfristig zu sichern.
Warum traditionelle Ansätze an ihre Grenzen stoßen
Unternehmen haben lange auf zwei zentrale Methoden gesetzt, um operatives Fachwissen zu sichern: schriftliche Dokumentation und direkte Mentoring-Programme. Beide Ansätze sind wertvoll und unverzichtbar. Mit der zunehmenden Alterung der Belegschaften und der steigenden Komplexität von Prozessen treten ihre Grenzen jedoch immer deutlicher zutage.
Das Problem der Dokumentation
Schriftliche Arbeitsanweisungen und standardisierte Verfahren sind unverzichtbar, erfassen jedoch vor allem Wissen, das überprüfbar und auditierbar ist. Häufig spiegeln sie nicht die erfahrungsbasierten Erkenntnisse wider, die über Jahrzehnte praktischer Arbeit gewonnen werden.
In der Praxis konkurriert Dokumentation oft direkt mit den Produktionsanforderungen. Selbst wenn sie vorhanden ist, hinkt sie der betrieblichen Realität häufig hinterher – etwa wenn Anlagen altern, Prozesse optimiert werden oder informelle Arbeitsschritte entstehen. Diese wachsende Kluft zwischen dokumentierten Verfahren und dem tatsächlichen Arbeitsalltag stellt ein zunehmendes Risiko dar.
Die Lücke im Mentoring
Mentoring und Job-Shadowing ermöglichen einen wertvollen Wissensaustausch, ihre Wirksamkeit ist jedoch oft unterschiedlich. Der Wissenstransfer hängt stark von individuellen Kommunikationsfähigkeiten, der Verfügbarkeit der Beteiligten und der Annahme ab, dass Expertise vollständig erklärbar ist. Die eins-zu-eins-Struktur von Mentoring erschwert zudem eine Skalierung auf größere Teams. Mit dem wachsenden Anteil älterer Beschäftigter wird die Zeit für strukturierte Übergaben zunehmend knapp.
Eine systematische Überprüfung, ob kritisches Wissen tatsächlich weitergegeben und behalten wurde, fehlt häufig. Unternehmen, die gleichzeitig mehrere altersbedingte Abgänge bewältigen müssen, sind dadurch stark von informellen Wissensaustauschen abhängig.
Wichtig: Traditionelle Methoden konzentrieren sich oft darauf, was Fachkräfte sagen, und weniger darauf, was sie tatsächlich beobachten und tun. Um diese Einschränkung zu überwinden, ist ein Ansatz erforderlich, der Expertise direkt während der Ausführung erfasst, statt sie erst nachträglich zu dokumentieren.
Was Expertenwissen unterscheidet
Fertigungsexpert:innen zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, Situationen in Echtzeit wahrzunehmen. Ihr Wissen ist überwiegend visuell und intuitiv, was eine reine verbale Vermittlung erschwert. Sie verlassen sich auf effiziente Aufmerksamkeit, nicht auf zusätzliche Kontrollen.
Erfahrene Techniker:innen entwickeln insbesondere optimierte visuelle Erfassungsmuster, die sich auf die Bereiche konzentrieren, die am ehesten auf Risiken oder Störungen hinweisen. Diese Wahrnehmungseffizienz ermöglicht schnellere und fundiertere Entscheidungen, wird jedoch nur selten in Dokumentationen oder Schulungen erfasst.
Wichtig: Um Expertenwissen effektiv weiterzugeben, müssen Organisationen erfassen, wohin Expert:innen blicken und welche Beobachtungen dabei besonders relevant sind.
5 Strategien zur Sicherung von Expertenwissen
Die Sicherung von Expertenwissen erfordert mehr als eine einzelne Maßnahme. Entscheidend ist ein praxisnahes Zusammenspiel aus organisatorischen, prozessorientierten und technologischen Ansätzen. Werden diese Methoden kombiniert eingesetzt, stellen sie sicher, dass kritische Expertise erfasst, weitergegeben und überprüft wird – bevor sie das Unternehmen verlässt.
1. Durchführung einer Wissensrisikobewertung
Die Sicherung von Expertenwissen beginnt damit, zu identifizieren, wo es vorhanden ist und wie gefährdet es ist. Schlüsselpositionen, die von Mitarbeitenden besetzt werden, die kurz vor dem Ruhestand stehen, bergen das höchste Risiko. Bei der Priorisierung sollten sowohl der Zeitplan bis zum Ruhestand als auch die Bedeutung des Wissens berücksichtigt werden. Fragen wie „Wenn [Expert:in] morgen krank wäre, was würde stillstehen?“ können verdeutlichen, welche Fähigkeiten tatsächlich unverzichtbar sind. Ein klares Verständnis dieser Risiken liefert einen Fahrplan für gezielten Wissenstransfer und stellt sicher, dass Ressourcen auf die Bereiche mit dem größten operativen und finanziellen Einfluss konzentriert werden.
2. Strukturierte Mentoring-Programme einrichten
Sobald kritisches Wissen und gefährdete Mitarbeitende identifiziert sind, tragen strukturierte Mentoring-Programme dazu bei, dass es systematisch weitergegeben wird. Die Zuordnung von Fachkräften zu Nachfolger:innen 18 bis 24 Monate vor dem Ruhestand ermöglicht wiederholte praktische Einsätze, die anhand einer Checkliste für den Wissenstransfer gesteuert werden. So werden zentrale Fähigkeiten, Erkenntnisse und Entscheidungsprozesse gezielt erfassen. Wird Mentoring frühzeitig und konsequent umgesetzt, verwandelt es informelle Expertise in messbares, übertragbares Wissen und bereitet Nachfolger:innen darauf vor, Aufgaben sicher und kompetent auszuführen.
3. Strategische Nutzung von Videodokumentation
Videodokumentation ist ein wirkungsvolles Mittel, um Expert:innen bei der Ausführung kritischer Aufgaben in Echtzeit zu erfassen. Wenn Mitarbeitende ihre Entscheidungen kommentieren, erhalten die Betrachter:innen Einblicke nicht nur in die Handlungsschritte, sondern auch in die dahinterliegenden Überlegungen. Durch die Organisation der Aufnahmen in durchsuchbare Bibliotheken nach Anlagen oder Aufgaben wird dieses Wissen neuen Mitarbeitenden bei Bedarf schnell zugänglich gemacht.
Gleichzeitig zeigt Video zwar, was Expert:innen tun, es erfasst jedoch nicht vollständig, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten oder wie sie Informationen visuell verarbeiten. Diese Einschränkung verdeutlicht die Notwendigkeit von Methoden, die sowohl Handlung als auch Wahrnehmung der Expert:innen erfassen – und so die Grundlage für weiterentwickelte Lösungen zum Wissenstransfer legen.
4. Visuelle Aufmerksamkeit durch Eye Tracking sichern
Eye-Tracking-Technologie zeichnet auf, wohin Fachkräfte während realer Aufgaben ihren Blick richten, und macht Wahrnehmungs- und Entscheidungsfähigkeiten sichtbar, die traditionelle Methoden häufig übersehen. Anders als ein reines Video zeigt sie nicht nur, was Fachkräfte tun, sondern auch, wie sie ihre Umgebung wahrnehmen und interpretieren.
Wichtige erfasste Erkenntnisse sind unter anderem:
- Scanmuster – welche Anzeigen oder Komponenten überprüft werden und in welcher Reihenfolge
- Aufmerksamkeitsdauer – was eingehend untersucht wird und was nur kurz betrachtet wird
- Erkennung visueller Abweichungen – Momente, in denen ein „das sieht falsch aus“ eine Handlung auslöst
- Aufmerksamkeitsverteilung unter Zeitdruck
Der Ablauf ist unkompliziert: Die Fachkraft trägt während der Ausführung einer Aufgabe eine Eye-Tracking-Brille, mit deren Hilfe die Aufmerksamkeit der Fachkraft erfasst und visuell dokumentiert wird (z.B. in Form des visuellen Fokuspunkts oder als Heatmap) Mit der Zeit liefern Vergleichswerte zwischen Fachkräften und Lernenden ein objektives Maß für den Wissenstransfer.
Lösungen wie die Smart Glasses von Viewpointsystem haben gezeigt, wie visuelle Aufmerksamkeitsdaten, Dokumentation und Mentoring ergänzen können, um Expertise zu bewahren, skalierbare Schulungen zu unterstützen und die Einarbeitungszeit zu verkürzen. Anwendungsbereiche liegen unter anderem in der Wartung, Qualitätskontrollen, der Anlagenüberwachung und in sicherheitskritischen Prozessen in der Luftfahrt, im Schienenverkehr und in der Industrie.
5. Flexible Übergänge in den Ruhestand ermöglichen
Die Beschäftigung ausscheidender Expert:innen auf Teilzeit- oder Projektbasis bietet eine weitere Möglichkeit, kritisches Wissen zu sichern. Die Überführung erfahrener Mitarbeitender in Mentoring-, Schulungs- oder Beratungsfunktionen ermöglicht es Organisationen, weiterhin auf jahrzehntelange Expertise zuzugreifen, ohne auf Vollzeitverpflichtungen angewiesen zu sein.
Dieser Ansatz stärkt die operative Widerstandsfähigkeit: Unternehmen behalten wesentliches Expertenwissen, während die ausscheidenden Mitarbeitenden weiterhin einen wertvollen Beitrag leisten.
Wissenstransfer messbar machen
Die Bewertung von Wissenstransfer-Initiativen erfordert praxisnahe und messbare Kennzahlen. Bei Programmen, die Eye-Tracking einsetzen, liefern Ähnlichkeitswerte visueller Aufmerksamkeitsmuster ein objektives Maß dafür, ob Lernende Informationen ähnlich wahrnehmen und priorisieren wie erfahrene Fachkräfte.
Indikatoren wie Sicherheitsvorfälle, Qualitätsabweichungen und die Gesamtproduktivität zeigen zudem, welchen konkreten Einfluss diese Maßnahmen auf die operative Leistungsfähigkeit haben. Durch die Kombination dieser Kennzahlen können Verantwortliche in der Fertigung sowohl die Wirksamkeit als auch den Return on Investment beurteilen, und sicherstellen, dass kritische Expertise erhalten bleibt und der nächsten Generation von Mitarbeitenden zuverlässig zur Verfügung steht.
Expertenwissen Sichern: Bevor es das Unternehmen verlässt
Die Welle der Ruhestände in Europa ist bereits im Gange, und der Verlust von Expertenwissen stellt längst kein zukünftiges, sondern ein unmittelbares operatives Risiko dar. Durch die Kombination der beschriebenen Strategien können Organisationen Expertenwissen systematisch erfassen und für die nächste Generation von Mitarbeitenden zugänglich machen – während Fehler minimiert, Schulungen beschleunigt und ein kontinuierlicher Betrieb unterstützt werden.
Lösungen wie Eye Tracking ermöglichen es, die visuelle Expertise von Teams zu bewahren. Unternehmen wie Viewpointsystem zeigen, wie kritisches Wissen dokumentiert und gesichert werden kann, bevor es mit dem Ausscheiden von Mitarbeitenden verloren geht.
